Bedeuten 360° Feed-Backs immer schon eine runde Sache?

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Bitte um Handzeichen, wenn Ihr Unternehmen das gute alte Tool 360°- Feedback nutzt... Aha. Und jetzt bitte die Hand heben, wenn das Resultat Ihre Bedürfnisse erfüllt...? Oh. Dachte ich mir schon...

Ich war hin- und hergerissen, als ein wirklich interessanter Kunde jüngst fragte, ob wir uns an der Auswertung deren 360°-Feedback-Prozess Piloten beteiligen wollten. Einerseits hören wir allzu oft, dass diese – bewährte? berüchtigte? – Methode viel Aufwand bedeutet. Aber nicht immer zu nachhaltigen, konkret verwertbaren Resultaten führt. Andererseits schlagen wir einem Kunden ungern einen Wunsch ab ... kurz: Wir haben’s getan. Ganz im Sinne unserer Leidenschaft zur Co-creation.

The story so far.

Worum ging es? Unser Kunde war nicht glücklich mit den Ergebnissen aus dem Einsatz eines 360°-Standardtools und deren externer, anschließender Auswertung. Die Rückmeldungen waren bescheiden. Ein neuer, weniger pauschal ausgerichteter Ansatz wurde gesucht. Mehr Orientierung an den Firmenwerten, ein mehr an Neugierde und an Umsetzung orientiertes Design sollte her, mehr Klartext, weniger formelhaft. Mehr Kompass denn nur Standort.

Wo sollte die Reise hingehen?

Aus dem im Prozess eingesammelten ‚Feed Back’ sollte etwas abgeleitet werden, was wir ‚Feed Forward’ genannt haben. Im Fragebogen gab es nicht das Wort Feed-Forward doch alle Fragen und eine Gegenüberstellung von BACK and FORWARD ließ diese Positionierung zu. Dieser Wunsch nach FORWARD leuchtete uns spontan ein; wir machten uns an die Arbeit, unser Prozess Know-how für eine bessere Auswertung und Wirkung einzubringen.

Design: Wo beginnen?

Bei der Analyse des vom Kunden verworfenen ersten Versuchs wurde klar, an welchen Stellen das Standard-Tool zu oberflächlich ansetzte – und wo es an anderen Stellen bürokratisch ausuferte. Die Lösung, die der Kunde dann erarbeitet hatte, lieferte mehr individuelle Struktur auf der Eingangsseite und mehr konkrete Interventionsansätze auf der Resultatseite, blieb dabei aber eindeutig knackig bemessen – Qualität rein, Quantität raus. Exemplarisch zeigte sich dies in einem explizit umsetzungsbezogenen Hinweis am Ende der Auswertung: How to use it.

Das Auswertungsdesign

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Nach einigem Nachdenken haben wir eine eng aufeinander abgestimmte Folge schlanker, kurzer Sessionen entwickelt. Mit genug Zeit zum Probehandeln dazwischen, aber knapp genug getaktet, um das Momentum nicht zu verlieren und die Neugierde aufrecht zu erhalten. Das gefundene Setting besteht jeweils aus 3 Zyklen, mit dem Anspruch auch auf das Systemumfeld aufmerksam zu machen. Zwei Zyklen für’s System (pre und post) und ein Zyklus (main) mit 2 Sessions für das Individuum.  Energy flows where attention goes. Die eben schon einmal erwähnte Seite „How to use it“ war ein wunderbares Priming der TeilnehmerInnen.
Die 4 Schritte im Ablauf:

• 30 min Briefing durch GM: Erwartungen, Ideen und angestrebter Umsetzungsnutzen
• 60 min 360°-Session #1:
  • Textbasierte Annäherungen an die Person (Lesen des 360°)
  • Gesprächsbasierte Annäherung an die Person (Inhalt, Form und Prioritäten)
  • Gegenüberstellung von Feedback, Feed Forward und den Handlungswünschen
  • Hacks, die Handlungswünsche sofort konkret umsetzbar machen, entstehen im Gespräch
  • Hinweis auf eine nachfolgende zweite Session (belegt die Ernsthaftigkeit und das Interesse an Veränderung)
• 60 min 360°-Session #2:
  • Kernfragen: Welche Hacks haben funktioniert, welchen Nutzen gestiftet? Was ist anders geworden? Nachschärfen der Hacks und weitere Ermutigung.
• 30 min De-Briefing mit dem GM: Beobachtung und Nutzen, Überlegungen und Variationen – wie werden erzielte Resultate für das Team optimal nutzbar?

Warum halten wir dies für eine sehr geglückte Co-creation?

Konzentrierte, klare Interventionen mit eindeutigem Nutzen: Wir haben geliefert, was bestellt war: Mehr Wirkung. Beide, Kunde und Dienstleister haben jeweils etwas Naheliegendes neu gedacht und umgesetzt. Wir haben zwar mit unserem Prozessvorschlag das Mengengerüst um 1/3 erweitert, um das Systemumfeld aufmerksam und aufnahmefähig zu machen, damit aber eine deutlich nützlichere Intervention ermöglicht. Bei den „Sparring“ Anteilen sind wir im Auftragsrahmen geblieben. Aus einer Auswertungssession über 2 Stunden haben wir 2 x 1 Stunde gemacht. Lernen findet zwischen den Sessions statt. Warum ist aus unserer Sicht ein win-win entstanden? Ein sehr gut überarbeiteter und tailor-made 360° Fragebogen ist auf einen an Kultur, Passgenauigkeit und umsetzbarer Wirkung orientierten Dienstleister getroffen. So wie uns dann die einzelnen TeilnehmerInnen Vertrauen geschenkt haben, hat uns die Organisation mit Neugierde Vertrauen geschenkt.

win-win, hack-hack

Was haben wir gelernt? Der Prozess braucht auf unserer Seite sehr seniore BegleiterInnen, deren Aus-Erfahrung-sprechen und -teilen authentisch und glaubhaft ist. Personen, die ihre Beobachtungen mutig und unmittelbar teilen können, ohne dabei zu direkt  zu erscheinen. Wir müssen im Interesse größtmöglicher Effizienz konsequent Mitwirkung einfordern. Ein Satz wie „Sorry; ich hatte keine Zeit, den Report zu lesen. Dann erzählen sie mal“ führte dann auch unmittelbar zum Ende der Session: „Wir werden reden, wenn Sie gelesen haben.“ Dies dürfen wir nur von lebenserfahrenen Menschen erwarten. Und: Zum Auswerten galt es für alle TeilnehmerInnen, die letzte Seite gelesen und beherzigt zu haben, die eigenen Fragen und Beobachtungen mitzubringen. Trotz allem – oder gerade deshalb? – haben wir sehr schöne, individuelle und kollektive Rückmeldungen bekommen. Auch wir haben in unserem Tun Wirkung, Relevanz und Formschönheit der Intervention gespürt.

Und welche konkreten Leadership-Hacks können Sie aus dem Projekt ableiten?

1. Setzen Sie bei 360°-Feedbacks das explizit Gesagte gern in Anführungs-striche. Und arbeiten Sie mutig mit dem impliziten Gehalt des Gelesenen und Wahrgenommenen.
2. Ergänzen Sie die Liste Ihrer Erwartungen um eine Forderung nach der Initiierung tiefer Dialoge.
3. Belohnen Sie die Ernsthaftigkeit der Teilnehmenden mit konkreten Handreichungen, mit Hacks. So, wie wir mit diesen drei Hacks auch unsererseits jene wertvolle Zeit belohnen wollen, die Sie der Lektüre dieses Newsletters gewidmet haben. Danke!

Achtsamkeit

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Die Folgen mögen sich gleichen, die Ursachen und auch die Gründe unterscheiden sich sehr. 
(Karte: modern times GmbH)

"Die Geschichte wiederholt sich nicht, aber sie reimt sich."
(Mark Twain)

Dieser Artikel hat verschiedene Väter und Mütter, den Menschen mit den ich bei unserem Kunden sprach, außerdem Dr. Christine Kaul, Martin Scherm und common sense… Zusammengestellt von HJS